e signature คืออะไร การทำความเข้าใจเกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลและประโยชน์ของมัน

e signature คืออะไร

ในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน การทำธุรกรรมทางธุรกิจและการลงนามข้อตกลงออนไลน์ไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไป—มันเป็นสิ่งจำเป็น หลายคนถามว่า  e signature คืออะไร ด้วยการพึ่งพาการทำงานทางไกลและการสื่อสารออนไลน์ที่เพิ่มขึ้น การเข้าใจลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และความสำคัญของมันจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทั้งบุคคลและธุรกิจ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถลงนามเอกสารทางดิจิทัลได้ โดยไม่ต้องใช้ลายเซ็นทางกายภาพบนกระดาษ วิธีนี้ทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น เพิ่มความปลอดภัย และประหยัดเวลา ซึ่งเป็นเหตุผลที่มันกลายเป็นวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่

e signature คืออะไร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือวิธีการที่ได้รับการยอมรับตามกฎหมายในการลงนามเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แตกต่างจากลายเซ็นมือแบบดั้งเดิม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถมีหลายรูปแบบ เช่น ชื่อที่พิมพ์, รูปภาพสแกนของลายเซ็นมือ หรือแม้แต่ลายเซ็นชีวมิติที่ไม่ซ้ำกัน กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับแอปพลิเคชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ยืนยันตัวตนของผู้ลงนามและจับการยินยอมของพวกเขาต่อเงื่อนไขของเอกสาร

ลายเซ็นดิจิทัลเหล่านี้สร้างขึ้นจากโครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI) และถูกเข้ารหัสอย่างสูงเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและความสมบูรณ์ นั่นหมายความว่าเมื่อเอกสารถูกลงนามทางดิจิทัล ข้อมูลจะยังคงปลอดภัยและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ประเภทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การเข้าใจประเภทต่างๆ ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากแต่ละประเภทมีความต้องการด้านความปลอดภัยและสถานการณ์ทางธุรกิจที่แตกต่างกัน นี่คือการเจาะลึกประเภทต่างๆ ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์:

  1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES)

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่าย (SES) คือรูปแบบพื้นฐานที่สุดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ประเภทนี้มักจะเป็นชื่อที่พิมพ์, รูปภาพของลายเซ็นที่สแกน หรือการคลิกที่กล่องเพื่อแสดงการยินยอม แม้ว่าจะสะดวกและใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับธุรกรรมทั่วไป แต่ SES ขาดมาตรการด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง จึงไม่เหมาะสำหรับธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรืออุตสาหกรรมที่มีการควบคุม

  1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES)

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) มีระดับความปลอดภัยที่สูงกว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบง่าย ต้องการขั้นตอนการยืนยันเพิ่มเติม เช่น รหัสส่วนบุคคล (PIN), รหัสผ่าน หรือข้อมูลชีวมิติ AES รับรองว่าลายเซ็นนั้นเชื่อมโยงกับผู้ลงนามโดยเฉพาะ และการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารหลังจากการลงนามจะสามารถตรวจพบได้

  1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (QES)

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (QES) เป็นมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสร้าง QES ลายเซ็นจะเชื่อมโยงกับใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดยหน่วยงานรับรองที่เชื่อถือได้ (CA) ซึ่งยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม กระบวนการนี้ทำให้ลายเซ็นเชื่อมโยงกับผู้ลงนามโดยเฉพาะและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากการลงนาม

สถานะทางกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

หนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับ “What is an e-signature” คือมันมีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่ โดยสรุปแล้ว ใช่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีน้ำหนักทางกฎหมายเท่ากับลายเซ็นเขียนมือแบบดั้งเดิมในหลายเขตอำนาจศาล เนื่องจากมีการสนับสนุนจากข้อบังคับและกรอบการทำงานที่มั่นคงเพื่อรับรองความชอบธรรมของพวกมัน:

  • กฎหมาย ESIGN (สหรัฐอเมริกา): ในสหรัฐอเมริกา กฎหมาย Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) รับรองความถูกต้องตามกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยให้เป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะ
  • UETA (สหรัฐอเมริกา): กฎหมาย Uniform Electronic Transactions Act (UETA) กำหนดมาตรฐานสำหรับการทำธุรกรรมและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแทบทุกประเภท
  • eIDAS (สหภาพยุโรป): ในสหภาพยุโรป กฎระเบียบ eIDAS (การระบุตัวตน การตรวจสอบ และบริการความน่าเชื่อถือ) รับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีสถานะทางกฎหมาย โดยให้กรอบการทำงานสำหรับการใช้งานในทุกประเทศสมาชิก

กรอบกฎหมายเหล่านี้สร้างความมั่นใจให้กับธุรกิจและบุคคลในการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญา ข้อตกลง และเอกสารอื่น ๆ

ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

benefits of the image

การนำ What is an e-signature มาใช้และนำไปประยุกต์ใช้ในธุรกิจของคุณสามารถให้ประโยชน์มากมาย ตั้งแต่การประหยัดเวลาไปจนถึงความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น มาเจาะลึกข้อดีเหล่านี้กัน:

  1. ความเร็วและประสิทธิภาพ

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดที่สุดของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือการเร่งกระบวนการเซ็นเอกสารอย่างรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ ส่งไปรษณีย์ สแกน หรือแฟกซ์เอกสาร ทุกอย่างเกิดขึ้นออนไลน์แบบเรียลไทม์ ทำให้ธุรกิจสามารถปิดการทำธุรกรรมได้เร็วขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

  1. การประหยัดค่าใช้จ่าย

การเปลี่ยนมาใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายในหลายด้าน ธุรกิจไม่จำเป็นต้องลงทุนในกระดาษ เครื่องพิมพ์ ค่าธรรมเนียมไปรษณีย์ หรือการเก็บเอกสารที่เซ็นแล้ว การประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีประโยชน์โดยเฉพาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจสตาร์ทอัพที่มีงบประมาณจำกัด

  1. ความปลอดภัยและความสมบูรณ์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าลายเซ็นที่เขียนด้วยมือ พวกมันใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสเพื่อรับประกันว่าเอกสารจะไม่สามารถถูกแก้ไขหลังจากที่เซ็นแล้ว แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หลายแห่งยังมีการติดตามการตรวจสอบที่บันทึกการทำงานทุกครั้งกับเอกสาร ทำให้ง่ายต่อการยืนยันว่าใครเซ็นและเมื่อไหร่

  1. ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

การหลีกเลี่ยงกระบวนการที่ใช้กระดาษช่วยส่งเสริมความยั่งยืน ธุรกิจสามารถลดรอยเท้าคาร์บอนของพวกเขาด้วยการใช้โซลูชันดิจิทัลสำหรับความต้องการเอกสาร ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมในขณะที่ปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

  1. การเข้าถึงทั่วโลก

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขจัดอุปสรรคด้านภูมิศาสตร์ ทำให้บุคคลและองค์กรจากทั่วโลกสามารถเซ็นเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องพบกันตัวต่อตัว การเข้าถึงระดับโลกนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่มีลูกค้าระดับนานาชาติหรือพนักงานระยะไกล

  1. ความสะดวกสำหรับผู้ใช้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มอบความสะดวกสบายให้แก่ผู้เซ็นเอกสารที่สามารถทำธุรกรรมได้ทุกที่ทุกเวลา โดยใช้คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน นี่เป็นข้อได้เปรียบสำคัญสำหรับผู้ทำงานระยะไกลหรือธุรกิจที่มีลูกค้าในเขตเวลาต่างๆ

Veracity คืออะไร และทำไมจึงเป็นตัวเลือกที่โดดเด่น?

ในยุคดิจิทัลที่ธุรกิจต้องการความรวดเร็วและความปลอดภัยในการทำธุรกรรม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ได้กลายเป็นโซลูชันสำคัญที่ช่วยลดกระบวนการใช้กระดาษ เพิ่มความสะดวก และลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน Veracity เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจทุกขนาด

ด้วย Veracity ผู้ใช้สามารถ ลงนามเอกสารแบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัย สะดวก และมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นข้อตกลงทางธุรกิจ สัญญาต่างๆ หรือเอกสารที่ต้องการลายเซ็นที่ตรวจสอบได้ ระบบของ Veracity ถูกออกแบบมาให้เป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมาย ทำให้สามารถใช้งานได้ในหลากหลายอุตสาหกรรม

คุณสมบัติหลักของแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Veracity

1. ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือสูง

Veracity ใช้ เทคโนโลยีการเข้ารหัสระดับสูง (Encryption) และระบบตรวจสอบตัวตน (Authentication) เพื่อรับรองความปลอดภัยของลายเซ็นเอกสาร ทุกการลงนามจะถูกบันทึกในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ลดความเสี่ยงของการปลอมแปลงเอกสาร

2. ใช้งานง่ายและสะดวกสบาย

แพลตฟอร์มของ Veracity ถูกออกแบบมาให้ ใช้งานง่าย ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ ก็สามารถตั้งค่าการลงนามและส่งเอกสารให้คู่ค้า หรือพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถลงนามผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต

3. ระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ (Automated Notifications)

Veracity มี ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามความคืบหน้าของเอกสารได้แบบเรียลไทม์ หากมีเอกสารที่ยังไม่ได้ลงนาม ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเพื่อให้กระบวนการเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว

4. การติดตามสถานะเอกสาร (Document Tracking)

ผู้ใช้สามารถ ตรวจสอบสถานะของเอกสาร ได้ตลอดเวลา ว่าอยู่ในขั้นตอนใด เช่น

  • รอการลงนาม
  • ลงนามเสร็จสิ้น
  • อยู่ระหว่างการตรวจสอบ
    ช่วยให้ธุรกิจจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบและลดโอกาสในการสูญหายของเอกสารสำคัญ

5. การเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ (Integration with Business Tools)

Veracity สามารถ เชื่อมต่อกับเครื่องมือทางธุรกิจที่มีอยู่แล้ว เช่น

  • Microsoft Power Automate สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
  • CRM และ ERP Systems เพื่อให้การลงนามสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร

ประโยชน์ของการใช้ Veracity ในธุรกิจ

  1. ลดระยะเวลาการทำธุรกรรม – ช่วยให้ธุรกิจปิดดีลและดำเนินกระบวนการต่างๆ ได้เร็วขึ้น
  2. ลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร – ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ หมึกพิมพ์ การจัดส่ง และการเก็บรักษา
  3. เพิ่มความปลอดภัย – ป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็นและการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
  4. รองรับการทำงานระยะไกล – ผู้ใช้งานสามารถลงนามได้จากทุกที่ทั่วโลก ไม่จำเป็นต้องพบกันแบบตัวต่อตัว

วิธีการนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในธุรกิจของคุณ

การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการธุรกิจของคุณนั้นง่ายดาย เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เลือกผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ: เลือกผู้ให้บริการที่มีฟีเจอร์ที่ปรับแต่งได้และสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้อยู่ได้

  2. สร้างบัญชีผู้ใช้: ลงทะเบียนในแพลตฟอร์มโดยกรอกรายละเอียดขององค์กรและสิทธิการใช้งานของผู้ใช้

  3. อัปโหลดเอกสาร: เมื่อบัญชีของคุณพร้อมแล้ว อัปโหลดเอกสารที่ต้องการให้เซ็น

  4. กำหนดผู้เซ็น: ระบุบุคคลที่ต้องเซ็นและลำดับการเซ็น

  5. ส่งเอกสารให้เซ็น: ส่งเอกสารให้ผู้รับผ่านทางอีเมลและพวกเขาสามารถเซ็นเอกสารได้ทางอิเล็กทรอนิกส์

  6. เสร็จสิ้นกระบวนการ: เมื่อทุกฝ่ายเซ็นเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย และคุณสามารถดาวน์โหลดหรือแชร์เอกสารได้ตามต้องการ

สรุป

What is an e-signature? คือวิธีการเซ็นเอกสารดิจิทัลที่มีความปลอดภัย รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และมีผลทางกฎหมาย การเพิ่มขึ้นของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่ธุรกิจจัดการสัญญาและข้อตกลง โดยมีข้อดีหลายประการ เช่น การประหยัดค่าใช้จ่าย ความปลอดภัยที่ดีขึ้น และการเข้าถึงระดับโลก แพลตฟอร์มอย่าง Veracity ช่วยเพิ่มประสบการณ์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโซลูชันที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการจัดการเอกสาร

เมื่อธุรกิจต่างๆ ยอมรับการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล การนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขัน ประสิทธิภาพ และความปลอดภัย

The ESIGN Act (U.S.) – เอกสารทางการที่สรุปกฎหมาย Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) ในสหรัฐอเมริกา

แนะนำบทความอื่นๆครับ

หากคุณสนใจเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์อื่นๆ สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ : หากคุณสนใจเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์อื่นๆ คุณสามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่:

  1. การจัดการบัญชีออนไลน์
  2. โปรแกรมบันทึกเวลาเข้างาน
  3. ระบบ HRM-Payroll
  4. โปรแกรมแชทบอทสำหรับธุรกิจ
  5. การติดตั้งสาย LAN และกล้องวงจรปิด

บล็อกโซลูชั่นฟิวชั่น

บทความที่เกี่ยวข้อง