จัดซื้อ จัดจ้าง e-Signature คือ การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการ จัดซื้อ จัดจ้าง e-Signature

ปัจจุบันหน่วยงานของรัฐได้มีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ เพื่อเพิ่มความสะดวก คล่องตัว ลดขั้นตอนในการดำเนินงาน และลดการใช้กระดาษ เช่น ระบบการอนุมัติ การอนุญาต การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ประกอบกับปัจจุบันหน่วยงานของรัฐยังได้ให้เจ้าหน้าที่ของรัฐปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้ง ซึ่งมีผลทำให้หน่วยงานของรัฐไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560[i] ได้ เช่น กรณีการรับข้อเสนอของผู้ประกอบการบางวิธีที่กำหนดให้ยื่นข้อเสนอโดยตรงต่อหน่วยงานของรัฐ โดยไม่ผ่านทางระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Government Procurement : e – GP) และการลงนามในสัญญา ดังนั้น คณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้าง และการบริหารพัสดุภาครัฐ โดยได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ จึงได้กำหนดแนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขึ้น (จัดซื้อ จัดจ้าง e-Signature) ตามหนังสือคณะกรรมการวินิจฉัยปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ที่ กค (กวจ) 0405.2/ว 348 ลงวันที่ 14 มิถุนายน 2564[ii]

แนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างนั้น ได้กำหนดขึ้นโดยอาศัยอำนาจตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560[i] และกำหนดให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม[ii] ที่ได้บัญญัติเรื่องลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปไว้ ตามมาตรา 9 และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ไว้ตามมาตรา 26 ประกอบกับตามมาตรา 13 บัญญัติให้คำเสนอ หรือคำสนองในการทำสัญญาอาจทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ และห้ามมิให้ปฏิเสธการมีผลทางกฎหมายของสัญญาเพียงเพราะเหตุที่สัญญานั้นได้ทำคำเสนอหรือคำสนองเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

เนื้อหาสาระของแนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ประกอบด้วย ขั้นตอนการจัดทำร่างขอบเขตของงาน หรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ การเชิญชวนและการยื่นข้อเสนอ การพิจาณาผลและการจัดทำรายงานผลการพิจารณา การรายงานผลการพิจารณาต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อพิจารณาให้ความเห็นชอบ การเสนอขออนุมัติสั่งซื้อหรือสั่งจ้างต่อผู้มีอำนาจ การประกาศผลผู้ชนะ หรือผู้ได้รับการคัดเลือก การเสนอรายงานผลการตรวจรับพัสดุต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ การทำสัญญา และการตรวจรับพัสดุ

การนำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป ตามมาตรา 9มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตามแนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อ ได้กำหนดให้การนำไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมล ซึ่งเป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปที่อยู่ภายใต้กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ไม่มีความซับซ้อน และไม่ค่อยมีปัญหาเกี่ยวกับการโต้แย้งในเรื่องความน่าเชื่อถือมากนัก เช่น การจัดทำร่างขอบเขตงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง โดยกำหนดให้เลขานุการของคณะกรรมการจัดทำร่างขอบเขตงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ ส่งร่างขอบเขตงานฯ ให้กรรมการทุกคนทางอีเมล และให้กรรมการทุกคนยืนยันการได้รับอีเมล โดยตอบกลับอีเมลว่า “รับรองรายงานการจัดทำร่างขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ”

ซึ่งการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์โดยอีเมลดังกล่าว ก็ยังมีการนำไปใช้ในขั้นตอนการเชิญชวนและการยื่นข้อเสนอ การพิจารณาผลและการจัดทำรายงานผลการพิจารณา และการตรวจรับพัสดุด้วย โดยหน่วยงานของรัฐจะต้องจัดให้มีอีเมลของคณะกรรมการ และกรณีที่คณะกรรมการเป็นบุคลากรภายในหน่วยงานของรัฐที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างต้องดำเนินการทางอีเมลที่เป็นชื่อโดเมน (domain name) ของหน่วยงานของรัฐต้นสังกัดเท่านั้น แต่หากเป็นกรณีที่คณะกรรมการเป็นบุคคลภายนอกที่ไม่ใช่บุคลากรในสังกัดหน่วยงานรัฐที่ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง เลขานุการของคณะกรรมการจะต้องประสานเพื่อขออีเมล พร้อมหลักฐานยืนยันว่าเป็นอีเมลของกรรมการรายนั้นจริง โดยแจ้งข้อมูลพร้อมหลักฐานดังกล่าวมาทางอีเมล

การนำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ตามมาตรา 26 มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตามแนวทางปฏิบัติการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ในขั้นตอนการรายงานผลการพิจารณาต่อหัวหน้างานของรัฐ และการทำสัญญา ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ที่อาจเกิดปัญหาการโต้แย้งเกี่ยวกับความชอบด้วยกฎหมายในการตกลงทำสัญญา หรือการปฏิเสธลายมือชื่อที่ลงนามในสัญญา ดังนั้นจึงมีการกำหนดให้นำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม มาใช้ในขั้นตอนดังกล่าว โดยมีการกำหนดไว้ ดังนี้

1) การรายงานผลการพิจารณาต่อหัวหน้างานของรัฐ ในขั้นตอนนี้กำหนดไว้ 2 กรณี ได้แก่

กรณีแรก กรณีเป็นหน่วยงานของรัฐที่อยู่ภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564[i] ให้ดำเนินการตามภาคผนวก 7 หลักเกณฑ์ และวิธีการปฏิบัติในการรับส่ง และเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร และหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

กรณีที่สอง กรณีเป็นหน่วยงานของรัฐที่มิได้อยู่ภายใต้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 หากหน่วยงานของรัฐมีระบบสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐ โดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ก็ให้ดำเนินการเช่นนั้น หากหน่วยงานของรัฐยังไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ อาจนำแนวทางปฏิบัติตามกรณีแรกมาปรับใช้ได้โดยอนุโลม

2) การทำสัญญา ในขั้นตอนนี้ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่ง หากการทำสัญญามีความบกพร่อง หรือมีความไม่น่าเชื่อถือ อาจเป็นเหตุให้มีการปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามสัญญาได้ ดังนั้น ตามแนวทางปฏิบัติจึงกำหนดไว้ว่า กรณีที่หน่วยงานของรัฐมีระบบสารสนเทศของหน่วยงานโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ก็ให้ดำเนินการเช่นนั้นได้

หากหน่วยงานของรัฐยังไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ หน่วยงานของรัฐสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

(1) ให้ผู้ที่มีหน้าที่ในการจัดทำสัญญาส่งสัญญาที่จัดทำเสร็จเรียบร้อยแล้วไปยังผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกผ่านทางอีเมลที่ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกได้ให้ไว้แล้วตั้งแต่ในขั้นตอนการยื่นข้อเสนอ และกำหนดให้ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกยืนยันการได้รับอีเมล โดยการตอบกลับอีเมลนั้นไปยังที่อยู่อีเมลที่ส่งมาว่า “ทราบเงื่อนไขและยินยอมลงนามในสัญญา”

(2) กำหนดให้ผู้ชนะหรือผู้ได้รับการคัดเลือกส่งสัญญากลับมายังหน่วยงานของรัฐทางอีเมลภายในระยะเวลาที่กำหนด และหากไม่ส่งภายในระยะเวลาดังกล่าวถือว่าผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือกไม่ประสงค์จะทำสัญญา ก็ให้ดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ต่อไป

(3) หากหน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะดำเนินการตามข้อ (1) หรือ (2) ก็ให้ดำเนินการจัดพิมพ์สัญญาเพื่อเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาลงนามในสัญญา และเรียกให้ผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือกมาลงนามในสัญญาโดยวิธีการปกติ ซึ่งจะเห็นได้ว่าในขั้นตอนการทำสัญญานั้น หากหน่วยงานของรัฐไม่มีระบบสารสนเทศของหน่วยงานโดยใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นใดที่เชื่อถือได้ ก็จะมีขั้นตอนการปฏิบัติที่ยุ่งยาก และสุดท้ายอาจจะต้องมีการลงนามในสัญญาโดยวิธีการปกติ

ดังนั้น การนำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับหน่วยงานของรัฐ ที่จะทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความสะดวก รวดเร็ว ลดการใช้กระดาษ และทรัพยากรธรรมชาติที่ไม่จำเป็น และนำไปสู่การพัฒนานำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในการปฏิบัติงานด้านอื่นๆ ของหน่วยงานของรัฐต่อไปในอนาคต